1. Objetivo y marco normativo
Esta política establece los lineamientos con los que CENTRO DEL CONOCIMIENTO DINÁMICO (en adelante, “CCD”) recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime los datos personales que trata, con el fin de garantizar el derecho fundamental de hábeas data previsto en el artículo 15 de la Constitución Política. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), así como de las demás normas que los modifiquen, reglamenten o complementen.
2. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es CENTRO DEL CONOCIMIENTO DINÁMICO, identificada con NIT 901 391068-5, con domicilio en la ciudad de Bogotá, en la calle 82 # 6 – 51 y correo electrónico info@conocimientodinamico.co.
3. Alcance
La política aplica a todas las bases de datos, físicas o digitales, que contengan datos personales tratados por CCD, y es de obligatorio cumplimiento para sus trabajadores, contratistas y encargados del tratamiento. Cobija a los titulares con quienes CCD se relaciona, entre ellos trabajadores, extrabajadores, candidatos y usuarios de la aplicación de reclutamiento, clientes, proveedores, contratistas, visitantes y participantes en los proyectos que la compañía ejecute.
4. Principios
CCD trata los datos personales conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo trata datos para finalidades legítimas informadas al titular, con su autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
5. Tratamiento y finalidades
Los datos de trabajadores y extrabajadores se tratan para gestionar la relación laboral, la nómina, la afiliación y los aportes al sistema de seguridad social, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de las obligaciones legales del empleador. Los datos de candidatos se usan para adelantar los procesos de selección. Los datos de clientes, proveedores y contratistas se usan para celebrar y ejecutar contratos, facturar, pagar, verificar información y, con autorización del titular, enviar comunicaciones comerciales. Los datos de participantes en proyectos se tratan exclusivamente para los fines del proyecto informados al momento de su recolección.
6. Aplicación de reclutamiento
CCD dispone de la aplicación “campoCCD”, mediante la cual recluta al personal de campo, como los recolectores de información, que participa en la ejecución de sus proyectos. En ella los candidatos se registran, crean su perfil y se postulan a las vacantes. Por este medio CCD recolecta datos de identificación y contacto, la hoja de vida, la formación académica, la experiencia laboral, las referencias, los documentos que el candidato cargue. Estos datos se usan para gestionar la cuenta del usuario, evaluar su perfil frente a las vacantes, verificar la información y las referencias suministradas, contactarlo durante el proceso de selección y, si resulta seleccionado, adelantar su vinculación.
Algunos clientes de CCD solicitan copia de los contratos del personal/contratista de campo vinculado a sus proyectos para verificar la ejecución de lo pactado. En esos casos, CCD solo compartirá los contratos de las personas asignadas al proyecto del cliente que los solicita, con la información estrictamente necesaria para esa verificación, siempre que el titular lo haya autorizado o que la información sea requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales. CCD exigirá al cliente que use esa información únicamente para dicho fin y que la mantenga bajo reserva.
La autorización se otorgará en la App “campoCCD” antes del registro, mediante una aceptación expresa que no estará marcada por defecto y que informará todas las finalidades descritas en esta sección, y CCD conservará prueba de ella. La aplicación está dirigida a personas mayores de dieciocho (18) años. La información de los candidatos no seleccionados se conservará durante 12 meses para tenerlos en cuenta en futuros procesos, salvo que el titular pida antes su supresión. El usuario podrá eliminar su cuenta desde la aplicación o solicitarlo al correo info@conocimientodinamico.co, sin perjuicio de la información que CCD deba conservar por obligación legal o contractual.
7. Autorización
CCD obtendrá la autorización del titular a más tardar al momento de la recolección, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, y conservará prueba de ella. No se requerirá autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, los datos de naturaleza pública y los casos de urgencia médica o sanitaria.
8. Derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; a solicitar prueba de la autorización otorgada; a ser informado sobre el uso dado a sus datos; a revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales; a acceder gratuitamente a sus datos; y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CCD.
9. Área responsable y procedimiento
CCD atenderá las consultas y reclamos de los titulares a través del correo electrónico info@conocimientodinamico.co, canal en el que el titular deberá radicar su solicitud. Las consultas se responderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo, prorrogable por cinco (5) días hábiles más, informando al interesado los motivos de la demora. Los reclamos deberán contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer; si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, y si transcurridos dos (2) meses no presenta la información, se entenderá que desistió. Los reclamos completos se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, de acuerdo con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
10. Seguridad, transmisión y transferencia
CCD adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos, e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que afecten la información de los titulares.
11. Vigencia
Esta política rige a partir del 01/01/2022, será divulgada a los titulares por medios físicos o electrónicos y podrá solicitarse en cualquier momento al correo info@conocimientodinamico.co. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los titulares.